Vánoce a konec roku znamenají pro většinu e-shopů vrchol sezóny, ale také čas na úklid. Máme tím na mysli sklad a s ním spojenou inventuru zásob. Jak si evidenci zjednodušit a co vše sdělit účetní? Seznámíme vás i s novinkami, které s nadcházejícím rokem v oblasti účetnictví a podnikání přicházejí.
Pro e-shopy je v tomto období velmi důležité soustředit pozornost na sklad a s ním spojenou inventuru zásob. „Doporučila bych ale komunikovat s účetní kanceláří průběžně během roku, ať se pak práce pro obě strany nekumuluje v období daňových termínů. Komunikace je klíč všech vztahů, tedy i těchto obchodních. Účetní navíc spolehlivě sdělí, jaké podklady potřebuje dodat a v jakém termínu,” radí účetní Ivy Weissová.
Inventura musí být ze zákona o účetnictví provedena minimálně jednou za rok. Slouží nejen ke zjišťování skutečného stavu majetku a závazků k určitému dni, ale také její pomocí zkontrolujete množství vašich produktů a pohlídáte si, aby zákazník nenakoupil zboží, které už nemáte na skladě.
Inventury z hlediska účetnictví dělíme na dokladové a fyzické. „Mnoho e-shopů na Shoptetu používá skladové doplňky nebo mají skladovou evidenci řešenou přes interní účetní program (např. přes Pohodu). Ze své praxe doporučuji minimálně jednou ročně provést fyzickou inventuru svých zásob a není lepší načasování než k 31. 12.,” doporučuje účetní Ivy Weissová z Akontisto.
„Během fyzické inventury dojde k porovnání se stavem ve skladovém hospodářství a může být zjištěna shoda, přebytek nebo manko. Shoda je výhra a tím práce s inventurou končí, výsledek se posílá i účetní kanceláři e-shopu. Pokud zjistíte přebytek, je třeba provést kontrolu skladové evidence, systém se může mýlit. To stejné může být důvodem i manka, ale pokud ve skladu e-shopu pracují zaměstnanci, je třeba zvažovat i přeúčtování manka na odpovědnou osobu,” doplňuje účetní.
Jako nástroj na tvorbu a archivaci inventur lze u Shoptetu využívat Skladové hospodářství, který mimo jiné slouží k hlídání zásob vašich produktů.
Inventuru naleznete v administraci e-shopu, v sekci Produkty -> Sklad, kde má své samostatné tlačítko. Díky volitelnému soupisu, pozici produktu ve skladu a podpoře čtečky čárových kódů ji navíc stihnete připravit opravdu rychle. Více informací o práci s inventurou naleznete v nápovědě.
Skladové nároky umožňují evidenci, kolik kusů zboží se nachází v rozpracovaných objednávkách, které ještě neopustily sklad. Při provádění inventury nebudete muset hlídat, jaké položky na skladě jsou volné a jaké jsou nárokované objednávkami. Inventura provede všechny výpočty za vás. Zobrazí vám produkty v počtu, v kterém by se měly fyzicky nacházet na vašem skladě. A očekává od vás, že zadáte počet kusů, který na skladě vidíte. Inventura už pak sama přepočítá, kolik kusů je už nárokováno v objednávkách, a podle toho upraví stav skladu.
Podívejte se na další informace k aktivaci skladových nároků.
Účetní jsme se také zeptali, jak si e-shopy mohou práci dále usnadnit? “Jsem nadšenec do všemožné digitalizace. Pokud chce mít majitel e-shopu přehled nad „work flow“, doporučuji online systémy typu českého Freelo nebo americké Asany. Od té doby, co je používáme s klienty, tak se naše komunikace stala efektivnější. A e-shopům s větším množstvím položek doporučuji zainvestovat do Skladového hospodářství, které je možné napojit na čtečky EAN kódů a tento systém zvládá vést i výkazy pro EKO-KOM. Ušetří Vám to čas i peníze,” říká Ivy Weissová.
Pokud jste během vánoční špičky nestíhali, může být jedním z důvodů to, že nevyužíváte čtečku čárových kódů. Ta vám pomůže nejen při naskladnění produktů, ale také například při kompletaci objednávky, která zajistí to, že v každé zásilce bude přesně to, co si zákazník objednal. Díky generování čárových kódů na doklady vám také pomůže také správě objednávek, reklamací a celkové práci s doklady.
Dalším zajímavým tipem je automatizace e-mailů a párování plateb. Díky snadnému nastavení se vám budou doklady generovat zcela automaticky a objednávka se po přijetí platby sama přepne do předem zvoleného stavu.
Je nutné dělat a uchovávat inventuru?
Otázku inventarizace řeší Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, část pátá. Ano, inventuru je nutné provádět, potvrzuje stav skladu k danému datu. Záznam o inventuře je třeba archivovat po dobu 5 let.
Jak se účetně řeší odpisy, když mi něco v inventuře chybí? Řeším to jen v případě účetnictví, nebo i když vedu jen daňovou evidenci, nebo výdaje vykazuji paušálem?
I přes to, že fyzická osoba se ve finále rozhodne pro využití výdajového paušálu v daňovém přiznání, vede daňovou evidenci nebo účetnictví. Výdajový paušál je jen možnost daňové optimalizace, ale je třeba i tak evidovat pohyby v účetnictví ať formou daňové evidence či účetnictví. Právě v nich se promítnou i dopady manka či přebytku.
Nový rok je za dveřmi, co by vám tedy nemělo uniknout?
Víte o tom, že s příchodem nového roku nemusíte předponu manuálně upravovat? Stačí si jen nastavit (Nastavení > Objednávky > Doklady) předponu číselné řady dokladů pomocí značek, které automaticky propisují aktuální rok, měsíc či den.
Například %YY%%MM%%DD% nastaví pro datum 26. 12. 2023 předponu 231226.
Dostupné značky:
Další informace najdete v naší nápovědě.
Napsat komentář