Transakční e-maily: jak je využít na maximum?

6. 3. 2023

E-shopy je posílají každý den. Podílejí se na vytvoření prvního dojmu a následného budování vztahu. Jsou totiž úvodním kontaktem, informují o změnách ohledně stavu objednávky či platby. Nebo zkoumají, zda byli zákazníci spokojeni. Přesto jejich potenciál často zůstává nenaplněný. Podívejte se, jak efektivně pracovat s transakčními e-maily.

Transakční versus marketingový e-mail

Každý z nich má jiný význam, ale oba jsou velmi důležité. Zásadní rozdíl mezi nimi spočívá v tom, že transakční e-maily obsahují relevantní informace, které příjemci nejen potřebují, ale také je očekávají. V praxi to znamená, že mají vyšší míru otevření a prokliku a při správném nastavení se stávají účinným nástrojem pro budování vztahu se zákazníky.

Marketingovým e-mailům se často říká promo či propagační e-maily. Jde typicky o různé newslettery a dle GDPR k jejich rozesílání musíte mít výslovný souhlas příjemce. Odesílají se více uživatelům najednou. Jejich úkolem je budování dlouhodobého vztahu s odběrateli, propagace služeb a produktů, nabídka výhodných slev, informování o speciálních nabídkách a novinkách.

Transakční e-maily jsou tady pro uživatele a zákazníky. Komunikují s nimi, pokud byli nějakým způsobem aktivní. Spouští se konkrétní akcí, kterou uživatel na webové stránce nebo v aplikaci provedl. Jedná se například o uvítání v rámci vytvoření nového účtu, potvrzení objednávky zboží či služeb, žádost o aktivaci nového účtu, oznámení o doručení, double opt-in potvrzení nebo obnovení hesla.

Kompletně a hravě dodané informace v rámci jednoho e-mailu

Tip od Včeliště: Nezahlcujte klienty zbytečnými e-maily. Pošlete potvrzení objednávky spolu se všemi potřebnými informacemi – zvolená doprava, platba i kontaktní údaje pro případ, že by nastaly jakékoli komplikace.
Michaela Bílá, Včeliště

	Marketingový e-mail	Transakční e-mail
Obsah	Obsahují reklamy, nabídky a další typy propagace.	Týkají se transakcí, jako je potvrzení objednávky, nebo aktivit, kterými může být registrace či obnovení hesla.
Příjemce	Zasílají se hromadně na základě segmentace zákazníků.	Zasílají se jednotlivci.
Účel	Slouží k podpoře prodeje a propagaci značky.	Slouží k informování a řešení praktických věcí souvisejících s transakcí.
Frekvence	Zasílají se po určitou dobu (propagují konkrétní produkty či oznamují blížící se události).	Součást každodenního provozu firmy.
CTA	Končí obvykle výzvou k akci.	Nejdůležitější je samotný obsah, často výzvu k akci nemají.
Design	Bývají více kreativní, mohou být složitější, s větším podílem grafiky.	Jednoduchá struktura a design, malá velikost e-mailu.

Využijte potenciál transakčních e-mailů

Na transakční e-maily, v porovnání s těmi marketingovými, jejich adresát zpravidla netrpělivě čeká. Ví totiž, že z nich zjistí aktuální stav objednávky, a proto je ve většině případů opravdu čte. Věnuje jim čas i pozornost – a obojího byste měli využít. Tak, abyste mu stručně, jasně a přínosně předali informace, které vyhlíží.

Vše musí být efektivní a promyšlené. Pokud se zákazníkovi proces komunikace s vaší firmou nebude líbit nebo pro něj bude nesrozumitelný, s největší pravděpodobností se příště poohlédne jinde.

Výhodou vám naopak bude, když nastavíte automatické odesílání důležitých zpráv správně. Tím si můžete jednorázového návštěvníka proměnit ve věrného zákazníka.

Na co si dát pozor při přípravě transakčních e-mailů

E-mailové servery často obsah jednotlivých e-mailů pečlivě sledují a pro rozlišení obchodních a transakčních zpráv používají automatickou detekci. Pokud kontrola odhalí, že do transakčních e-mailů přidáváte další nabídky nebo budou příliš složité, může se stát, že se vaše e-maily zařadí do hromadné pošty nebo spam složky. A to jako e-shop rozhodně nechcete.
Slaďte tón svých e-mailů a nevynechejte z toho ani ty transakční. Dobrý dojem je základ, a tak si na obsahu i vzhledu dejte záležet. Budujte vztah s odběratelem hned od začátku se vším všudy. Držte se klasického stylu vaší komunikace. Nezapomeňte zahrnout identifikační údaje, buďte osobití a vyhněte se robotickým zprávám.

Příklad, jak spojit obsah i znění e-mailu s celkovým tónem komunikace firmy

Udělejte maximum pro to, aby se transakční maily dostaly tam, kam mají. Tedy do hlavní složky doručených e-mailů. Používejte proto odlišného odesílatele pro transakční a marketingové e-maily. Transakční e-maily můžete posílat z info@vasobchod.cz, ale marketingové newslettery třeba z newsletter@klub.vasobchod.cz nebo jiné subdomény. Má to svůj význam. Speciální doména pro tyto transakční e-maily vás zachrání v případě, že byste si pokazili reputaci odesílací domény, třeba nevhodnou hromadnou rozesílkou.
Nescházejte z cesty. Ujasněte si důvod, proč příjemce dostává vaši transakční zprávu a nezapomeňte to jasně uvést i do předmětu e-mailu. Nepište rozsáhlé texty. Buďte struční a jděte rovnou k jádru pudla.

Příklad stručného a jasného transakčního e-mailu

Tip od Včeliště: Používejte v předmětu a zprávě klíčová slova, podle kterých může odběratel kdykoli zprávu ve své schránce dohledat.
Michaela Bílá, Včeliště

Nezapomeňte, že nepíšete marketingový e-mail. Proto zde nemusíte zahrnovat možnost odhlášení se z odběru. Zákon nic takového nevyžaduje, neboť se jedná o transakci, která je uživatelem vyžadována. Odhlášení z odběru reklamních sdělení nesmí transakční e-maily nijak ovlivnit. I po odhlášení by měly příjemcům nadále chodit důležité informace ohledně jejich objednávek nebo změn v účtu.
Nesnižujte si důvěryhodnost tím, že použijete „noreply e-mail“. Jde o e-mail, na který nelze odpovědět (pokud se o to pokusíte, přijde vám zpráva o nedoručení adresátovi), často s e-mailovou adresou začínající noreply@ či no-reply@. Vyhněte se jim. Jednosměrná komunikace nepůsobí dobrým dojmem.
Otestujte si transakční e-maily předtím, než je odešlete. Jistota je jistota. Přečtěte si text, opravte překlepy a chyby. Proklikejte odkazy. Zkontrolujte, že směřují tam, kam chcete, a ověřte, že příjemci sdělují to, co mají (např. Zásilku můžete sledovat zde). Po této kontrole si pošlete testovací e-mail. Podívejte se, jestli všechno vypadá dobře ve velké čtyřce – v Outlooku, Gmailu, Seznamu a na mobilu. Především pokud používáte nějaké grafické prvky.
Pravidelný audit vás zachrání před nesprávným zobrazením vašich sdělení. Budete mít jistotu, že posíláte aktuální informace. Doporučujeme vám, abyste takový audit dělali alespoň jednou za půl roku.

Tipy a triky, kterými se (ne)inspirovat

V následující části se podíváme na praktické ukázky, které vám pomohou využít potenciál transakčních e-mailů na maximum.

Pozor na předmět vašeho e-mailu

Předmět e-mailu je to první, co uživatel uvidí. Jeho délka může ovlivnit, jak jej příjemci vyhodnotí. Pokud je příliš dlouhý, může být považován za méně důležitý, neboť obsahuje příliš mnoho informací. Krátký předmět e-mailu je pro získání pozornosti klíčový a zvyšuje šanci na otevření vašeho sdělení. V ideálním případě by měl mít kolem 50 znaků. Buďte tedy struční a nebojte se použít akční slovesa.

Dlouhý předmět e-mailu není nejvhodnějším řešením

Promyšlený a ideální předmět transakčního e-mailu

Promyslete obsah i délku

Obsah e-mailu by měl být jasný, relevantní a výstižný. Na první dobrou musí uživatel pochopit,, proč vaše sdělení obdržel. Pište přehledně. Čleňte text do odstavců. Uveďte odkaz na další informace a kontakty.

Podívejte se sami. Jak na vás působí přehnaně dlouhý a roztahaný obsah potvrzení o objednávce?

Buďte osobní a zaujměte originalitou

Osobní přístup přitahuje větší pozornost uživatelů a pomáhá udržet jejich zájem. Vytváří emoční propojení, což může vést ke zvýšení prodejů a loajality vašich zákazníků. Porovnejte si, jak na vás působí tyto dva e-maily:

Obyčejné, neosobní sdělení

)

I transakční e-mail můžete napsat stručně, a přitom originálně

A co je důležité –⁠ nechte text projít korekturou. I když obsah e-mailu bude perfektně vyladěný, jedna chybka může jeho hodnotu zbytečně snížit. Jako třeba překlep ve druhé ukázce ve slově začít („začat“).

Doručení i editování transakčních e-mailů je se Shoptetem opravdu snadné

Transakční e-maily vyžadují automatizaci, neboť jejich úspěch závisí na rychlosti a spolehlivosti doručení. Od toho je tady pro vás Shoptet, který se o automatizaci postará ve všech směrech.

Vybírat můžete z mnoha předpřipravených šablon. Naleznete je v části Nastavení → E-maily → Automatické zasílání. Snadno si upravíte barvy, přidáte své logo a doladíte barvy tak, aby bylo na první pohled jasné, že e-mail má co dočinění s vaší firmou.

Jak vypadají šablony e-mailů v Shoptetu

Transakční e-maily doporučujeme připravit jednoduše s rozvážným množstvím obrázků. Editovat je můžete ve vizuálním editoru, nebo pro úpravu použít HTML editor, kde si vzhled e-mailu upravíte libovolně na základě vašich preferencí. Jak s automatickými e-maily pracovat, si můžete přečíst v nápovědě.

Teď už znáte tajemství transakčních e-mailů

Transakční e-maily představují ideální příležitost ke vzájemnému budování vztahu se zákazníky a posílení image vaší společnosti. Proto je důležité jim věnovat patřičnou pozornost a vytvořit je tak, aby byly užitečné, osobní a zároveň zábavné.

Důkladně promyslete svůj cíl a informace, které chcete sdělit, a využijte našich tipů a triků k dosažení co nejlepšího výsledku. Pokud se chcete o e-mailovém marketingu dozvědět více, podívejte se na webové stránky mailujeme .cz, které jsou plné užitečných návodů. Kdykoli se na nás ve Včelišti můžete také obrátit, neboť jsme zlatými partnery Shoptetu a e-mail marketing je naší specializací.