Ve středu 13. dubna 2022 proběhl 4. ročník oblíbeného e-commerce veletrhu a konference Reshoper. Věděli jste, že příprava takové akce trvá i přes půl roku? O tom, co vše je potřeba řešit a jaké to je pořádat tak velkou akci – a pak ji také osobně zažít, jsme si povídali se dvěma členkami pořadatelského týmu.
Už dříve jsme psali o tom, že se letos Shoptet stal spolupořadatelem oblíbené akce Reshoper. Díky tomu jsme letos mohli vidět a zažít také více ze zákulisí konference i veletrhu. Pořadatelský tým Reshoperu čítá přes dvě desítky nadšenců, ale vyzpovídat všechny by bylo na dlouho, a proto jsme si popovídali s jeho dvěmi zástupkyněmi.
Poznejte Reshoper i z druhé strany, z pohledu sympatických a energických eventových manažerek, v našem rozhovoru s Adrianou Mučičkovou (na fotce vlevo) a Veronikou Nosálovou (vpravo).
Jakou úlohu jsi v rámci příprav Reshoperu měla, co konkrétně jsi řešila?
Adriana: Byla jsem projektová manažerka, takže jsem rámcově řešila všechno, co bylo potřeba směrem ven i dovnitř.
Veronika: V rámci pozice exhibitiors manager bylo mým hlavním úkolem starat se o reshopeří vystavovatele. Jejich výběr a komunikace s nimi. Dále třeba zařizování videí pro marketingové účely, video pozvánek nebo prezentací na partnerské stage. Taky jsem měla na starosti psaní a odesílání newsletterů a prvotní komunikaci s poradci.
Kolik času jsi každý den strávila prací okolo příprav akce?
Adriana: Přiměřeně výsledku. (úsměv) Některé dny byly náročnější a jiné zase víc flexibilní. Tím, že jsem produkci řešila ze Slovenska, byly časově nejvýživnější pracovní cesty do Prahy, během kterých bylo potřeba za krátkou dobu stihnout maximum. Na druhou stranu to byla velmi příjemná osobní setkání a propojení, která se jednoduše nedají prostřednictvím online nahradit.
Veronika: Jak říká Adri, bylo to různé, většinou to bylo klasicky 8-9 hodin denně, ale někdy třeba i 12-15 hodin.
Měla jsi už nějaké zkušenosti s pořádáním akcí z dřívějška?
Adriana: Ano, několik menších i větších eventů na Slovensku a skvělé spolupráce i s Evou Knirschovou, zakladatelkou Reshoperu, například na zahraničním (aktuálně online) projektu NYKnow GO.
Veronika: Přímo s velkými akcemi jako s Reshoperem ne, ale jsem takový přirozený organizátor. Třeba různé dovolené nebo jsem se zapojila do plánování svateb kamarádek, narozenin, dětského tábora, dílen. Na druhou stranu jsem i pro spontánní akce, třeba jsem projela vlakem napříč USA bez většího plánu, kdy jsem ubytování řešila často až na místě.
Probíhala příprava letošního Reshoperu plynule nebo se objevily nějaké komplikace?
Adriana: Pokud bych já nebo jakýkoli jiný člověk, který někdy řídil nějaký event, tvrdil, že to bylo úplně bez komplikací, tak lže. (smích) Pořádání událostí patří mezi top 10 nejstresovějších zaměstnání. Na druhé straně se všechno dá vždy v pohodě zvládnout, když máte okolo sebe tým správných lidí. Nemusí to vždy být profesionálové s lety zkušeností, úplně stačí, pokud jste stejně zapálení pro daný projekt a baví vás to. A Reshoper měl dream team. (úsměv)
Veronika: Na žádné větší komplikace si při samotné přípravě nevzpomínám. Občas vypadl nějaký vystavovatel na poslední chvíli, ale řada firem, které se chtěly zúčastnit, byla velká, takže nebylo těžké případného vypadávajícího nahradit. Třeba úplně poslední stánek jsem domlouvala asi 2 a půl týdne před začátkem akce.
S čím jsi nakonec měla nejvíc práce? Co bylo nejsložitější?
Adriana: Naplnit očekávání návštěvníků – k Reshoperu jsem přistupovala se vší pokorou.
Veronika: Pro mě osobně bylo nejtěžší vysvětlit firmám, že přednášky na konferenci jsou vůči partnerské stage nezávislé a že se program pro konferenci tvoří podle daného tématu, kterým bylo letos „Jak se svým e-shopem uspět v tvrdé konkurenci“. Samozřejmě kupa firem by ráda své znalosti a postřehy předvedla na konferenci, ale nám to do programu třeba úplně nezapadalo. Odmítání zájemců bylo celkem náročné, protože bych jim moc ráda vyšla vstříc. To samé se dělo s poradenskou zónou, ale jsou to části Reshoperu, které prostě držíme nezávislé.
Z čeho jsi měla největší obavy nebo z čeho jsi byla nejvíc nervózní?
Adriana: To zůstane pod rouškou tajemství. (smích) Ale tak klasicky jsem si hlavně přála, aby byli všichni na konci dne rádi, že svůj čas investovali právě do Reshoperu a že si odnesou skvělý zážitek, nové kontakty a chuť přijít na další ročník.
Veronika: Z toho, že se něco pokazí. Že nedorazí vystavovatelé, návštěvníci nebo cateringová firma. Že nedorazí nikdo. (smích)
Na co ses naopak nejvíc těšila?
Adriana: Na můj tým. (úsměv) Už jsem zmiňovala, že je to dream team. A on fakt je. Každopádně jsem se tešila na osobní setkání s našimi řečníky, poradci a dodavateli a zároveň na ten moment, kdy se všechny ty přípravy zhmotní v naplněné PVA Expo Praha (pražský veletržní areál). To je pocit k nezaplacení.
Veronika: Hodně jsem se těšila na afterparty a na to, až to všechno z člověka spadne a budu si moci dát sklenku červeného. (úsměv)
Pojďme se přenést do samotného dne akce. Jak to z tvého pohledu celé nakonec probíhalo?
Adriana: Byla to prostě boží jízda!
Veronika: Skvěle!
Co konkrétně jsi na akci dělala a jak to šlo během dne?
Adriana: Nejraději bych řekla, že jsem měla nohy nahoře a jen jsem si užívala přítomný okamžik. Ale já jsem raději v „terénu“ s týmem. Takže jsem byla u všeho, ale spíš tedy jako team leader, jako podpora. Měla jsem ve své lidi 100% důvěru.
Veronika: Akci jsme na výstavišti připravovali už dva dny dopředu. V pondělí jsme se sešli s celým realizačním týmem a probrali, kdo co má na starosti. V úterý pomalu začínali přijíždět vystavovatelé, a tak jsme jim rozdávali desky s organizačními informacemi a případně pomáhali se stánkem. V den akce ráno se už jen kontrolovalo, jestli je každý připraven a dotahovaly se detaily.
Co sis nejvíc užila jako součást pořadatelského týmu, z pracovní stránky?
Adriana: Doslova všechno. Fakt. (úsměv)
Veronika: Pro mě to byly právě ty detaily a řešení věcí na poslední chvíli, je to takový adrenalin. (smích) Třeba zajišťování nábytku na stánek 15 minut před začátkem akce nebo shánění vystavovatelů, kteří uvízli v zácpě.
Jak se dařilo koordinovat celý tým, který se o průběh Reshoperu staral?
Adriana: Za mě skvěle! Část týmu tvořili kolegové z minulých ročníků, další část zastřešil skvelý tým ze Shoptetu, který excelentně přebral roli organizátora. Zároveň nám přibyly i čerstvé posily, které si event také naplno užily. Velké poděkování patří rovněž Evě Knirschové a Jindrovi Fáborskému, zakladateli Reshoperu, kteří byli pro letošní ročník v roli konzultantů.
Veronika: Členy týmu se podařilo sladit naprosto bezproblémově, většina z nich už na Reshoperu pracovala dříve, a tak každý věděl, jak a co má dělat. A organizační příprava byla taky hodně podrobná. Navíc se tým skládal ze samých úžasných lidí!
Museli jste na místě řešit nějaké neočekávané komplikace?
Adriana: Jasně, že ano. Ale pevně věřím, že si jich návštěvníci akce vlastně ani nevšimli.
Veronika: Byl to třeba chybějící nábytek na stánku, naštěstí jsme přímo na výstavišti našli firmu, od které jsme ho mohli do 10 minut půjčit.
Čeho všeho z programu jsi se sama zúčastnila a jaká část akce se ti nejvíc líbila?
Adriana: Během celého dne jsem si několikrát prošla celý veletrh i konferenci, relax zóny i registrační prostor. Můj krokoměr o tom ví své. (smích) Nejvíc mě zajímala zpětná vazba týmu a účastníků a ti vypadali spokojeně. Už na místě mi dávali pozitivní feedback.
Veronika: V průběhu dne jsem jsem na to bohužel vůbec neměla čas. Věnovala jsem se vystavovatelům a konečně si popovídala s lidmi, se kterými jsem si celou dobu předtím jen psala přes e-mail nebo je znala jen skrz telefonáty. Bylo hezké se potkat osobně. Na přednášky se plánuju podívat ze záznamu.
I když vlastně pak jsem byla na afterparty a tam proběhlo pár vtipných konverzací 😊.
Proběhla tam nějaká vtipná situace nebo legrační příhoda?
Adriana: Během afterparty jich bylo víc. (smích) Vtipná a milá byla taky fotka Evy Knirschové na kartónu (nemohla se kvůli šťastné události v rodině účastnit osobně), se kterou se ve fotokoutku nakonec fotili i náhodní lidé.
Veronika: Vtípky nás zásoboval hlavně kolega z týmu Tomáš, byla s ním legrace.
Co bys navrhla příště udělat jinak nebo lépe? Na co by ses víc zaměřila?
Adriana: Určitě se některé věci dají šperkovat a vlastně na tom už teď pracujeme pro příští ročník. Stejně tak sbíráme zpětnou vazbu od účastníků a pečlivě si ji procházíme. Našim hlavním cílem je totiž spojovat lidi v komunitě, přinášet jim hodnotný obsah a vytvářet pozitivní zážitek.
Veronika: Ani bych toho moc neměnila. Pár věcí, které by se daly zefektivnit, ale jde spíš o drobnosti.
Je něco, co ses díky této práci naučila? V čem jsi se zdokonalila?
Adriana: Každá zkušenost přináší nové poznatky, které automaticky při nejbližší situaci využijete. Pocházím ze Slovenska a myslím, že jsem si zdokonalila svou češtinu.
Veronika: Určitě jsem se zlepšila v psaní newsletterů, to jsem nikdy předtím nedělala.
V čem si myslíš, že byl Reshoper užitečný pro lidi, kteří se na něj přišli podívat?
Adriana: Věřím, že mezi to nej patří prospojení s komunitou, oživení náročných dní dnešní reality a načerpání nových poznatků a kontaktů. Konference jednoznačně naplnila očekávání díky skvěle zvolenému tématu i spíkrům. V rámci veletrhu jsme zase slyšeli, že si vystavovatelé skoro ani nestihli skočit na oběd, jak měli plné ruce práce.
Veronika: E-shopaři na Reshoperu potkali mnoho firem, které vyvíjí různé vychytávky pro e-shopy. Takže si rozšířili své obzory v tom, co je možné a co jim usnadní práci. A pokud třeba bylo něco, s čím bojovali už delší dobu, tak na Reshoperu často našli řešení nebo minimálně skvělou radu od vystavovatele nebo od kvalifikovaného poradce.
Napsat komentář