Faktury, zálohovky, dobropisy. Doklady na e-shopu trápí mnoho e-shopařů a jsou jedním z nejčastějších témat, se kterými se obracíte na naši zákaznickou linku. Přinášíme odpovědi na ty nejčastější dotazy a stručného průvodce, co který doklad znamená a jak a kdy je v Shoptetu správně vystavovat.
Faktura je nejzákladnějším dokladem, který všichni známe, můžete se setkat i s jejím označením jako daňový doklad. Vystavuje se za dodané zboží nebo službu. Fakturu je nutné vystavit nejpozději do 15 dnů od data uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP), tedy předání zboží nebo provedení služby. V praxi je obvyklé, že datum uskutečnění zdanitelného plnění je stejné jako datum vystavení faktury. Většina podnikatelů totiž obvykle vystavuje faktury ve chvíli dodání zboží nebo těsně po dodání dané služby.
V Shoptetu můžete vydávání faktur (i ostatních dokladů) navázat na změny stavů objednávek a automatizovat. Jak na to, se dozvíte v nápovědě.
Faktury vydávají jak plátci DPH, tak neplátci. Do částky 10 000 Kč můžete vystavit také tzv. zjednodušený daňový doklad – s tím se setkáte především v kamenných prodejnách ve formě účtenky. Ten nemusí obsahovat identifikaci kupujícího, základ a výši daně či cenu za jednotku.
Narozdíl od té běžné, zálohová faktura není účetním ani daňovým dokladem. Jedná se o dokument, který zákazníka informuje, kolik vám má za službu nebo zboží zaplatit předem. Pokud dojde k uskutečnění zdanitelného plnění do 15 dnů, vydáte následně běžnou fakturu. Pokud ne, na řadu přichází daňový doklad k přijaté platbě.
V Shoptetu snadno zadáte, jakou část platby má zákazník zaplatit – v procentech nebo fixní částku, bez nutnosti ruční kalkulace. Vystavit můžete jednu i více zálohových faktur pro jednu objednávku.
Setkat se můžete také s označením proforma faktura – to se užívá v případě, že je požadovaná platba za objednávku v plné výši. Zálohová faktura se pak používá v případě, že je požadovaná jen částečná úhrada.
Běžný daňový doklad (faktura) se při platbě předem (zálohou) vystavuje při uskutečnění zdanitelného plnění do 15 dní od přijetí platby – tzn. zákazník v této lhůtě obdržel zboží nebo službu, za kterou zaplatil. Pokud ale ke zdanitelnému plnění v této lhůtě nedošlo, je nutné vystavit právě DDPP.
V Shoptetu je DDPP možné vystavit přímo z objednávky (ve 100% výši), nebo ze zálohové faktury na částečnou úhradu objednávky.
U DDPP platí, že ho mohou dobrovolně vydávat i neplátci DPH, doklad pouze nesmí obsahovat slovo „daňový“, aby název nebyl matoucí pro příjemce.
Dodací list není účetním ani daňovým dokladem, e-shopař nemá povinnost ho vydávat. Je pouze informativní, pro kontrolu vydaného nebo přijatého zboží. Obsahuje obvykle identifikační údaje odběratele a dodavatele, datum vydání, číslo dokladu a samozřejmě informace o dodávaném zboží – množství, druh, měrná jednotka a případně cena.
Opravný daňový doklad nebo dobropis. Oba názvy označují ten samý dokument, kterým se snižuje částka již vystavené a odeslané faktury, případně se tento doklad stornuje celý. Využijete ho tedy v případě částečných i plných reklamací, při neuskutečnění dodání zboží nebo služeb, nebo pokud jste se z nějakého důvodu rozhodli snížit zákazníkovi dodatečně cenu dodávaného zboží.
Pokud nejste plátcem DPH, místo dobropisů vystavujete tzv. storno faktury.
Daňový doklad lze vytvořit i samostatně, bez navázání na objednávku. Pak si ale dávejte pozor na sklad. Zboží se ze skladu v tomto případě samo neodečte.
Pokud z jakéhokoliv důvodu potřebujete stornovat objednávku, pozor na to, zda už jste zanesli do účetnictví fakturu, nebo odeslali zákazníkovi. Pokud ne, můžete objednávku vystornovat a fakturu odstranit. Dávejte si pozor, aby navazovala číselná řada dokladů. Pokud jste ale už zanesli fakturu do účetnictví nebo odeslali zákazníkovi, neměli byste ji nijak měnit a je tak nutné vytvořit dobropis – například u reklamací, kdy už došlo ke zdanitelnému plnění.
Pokud objednávku stornujete, zboží se naskladní zpět. Pokud potom vytváříte i dobropis, neměli byste jeho pomocí zboží naskladňovat znovu.
Pro přenos dokladů do účetních systémů můžete využít exporty v administraci dle nápovědy nebo se podívejte na nabídku našich účetních doplňků.
Dobrý den, kdy bude možné ruční nebo automatizované zamykání daňových dokladů, dodacích listů či kteréhokoliv důležitého dokladu. Je až zarážející, že daňový doklad (či jiný), na základě kterého je spočteno a odvedeno DPH a měl by být po odevzdání již neměnný, lze bez problémů zpětně změnit. Ano někdy je změna potřebná a je potřeba mít možnost to měnit, bohužel zde je to obráceně, lze měnit kdykoliv cokoli a zakázat změnu ani nelze.
Dobrý den, Libore, zatím toto funguje u DDPP. Do konce roku kolegové plánují implementaci u ostatních typů dokladů.
Za Shoptet tým, Tereza
Dobrý den, rád bych se zeptal, zda je možné, ať už přímo v nastavení nebo použitím doplňku, při prodeji v různých měnách také odlišit číslování daňových dokladů a dobropisů pro každou měnu zvlášť? Děkuji.
Dobrý den, Jiří,
v tuto chvíli to možné není, fakturaci ale neustále vylepšujeme a přeposlala jsem Váš komentář kolegovi z produktu jako možné budoucí vylepšení.
Za Shoptet tým, Tereza
Dobrý den,
je možné přikládat moje faktury vygenerované v jiném programu do objednávek, aby si je zákazníci mohli stáhnout?
Děkuji,
Dobrý den, v tuto chvíli toto možné bohužel není. Lze to pouze opačným směrem – doklady vytvořené v Shoptetu přenášet do externích programů.
Za Shoptet tým, Tereza