Jakmile e-shop vyroste z pomyslných plenek, už nezvládnete všechno řídit sami. Ukážeme, jak se s narůstajícím objemem úkolů vypořádat i v malém týmu, jako se to povedlo například e-shopu nanoSPACE.
To-do listy se kupí, e-maily zapadávají a vy ztrácíte přehled. Mrkněte na konkrétní situace, ve kterých vám dokáže uvolnit ruce nástroj na organizaci práce a týmovou komunikaci. Na konci článku najdete i webinář, kde dostanete tipy přímo z praxe e-shopu nanoSPACE a uvidíte, jak pracují s českým nástrojem Freelo.
E-shop se rozvíjí a přestává být vaše one man show. Začínáte řešit otázky, jak vybrat a hlavně zaškolit zaměstnance nebo brigádníky. Abyste na nic nezapomněli, připravte si onboardingovou šablonu.
V onboardingové šabloně budou checklisty, tedy seznamy věcí, které:
Nebojte se věnovat přípravě šablony čas, i když byste ho raději investovali jinde. I bez šablony byste museli novému kolegovi na začátku vše vysvětlit. On by si něco zapsal, ale hodně by toho zapomněl, a pak se bál zeptat.
Ve výsledku byste přišli o víc času, než zabere připravit šablonu. A to jsme pořád u prvního zaměstnance. Jak bude e-shop růst a pozic bude přibývat, budete šablony jen mírně upravovat – pro so-me specialistu, obchodníky, vedoucího expedice… Postupně tím získáte základ pro firemní kulturu.
„Vím, že před tím, než nováček nastoupí, musí proběhnout 10 kroků. Díky projektovému nástroji mám kontrolu nad tím, jestli kolegyně v týmu udělaly všechny z nich. Vždy vím, v jaké fázi onboardingu jsme. Stejně tak manažeři vidí, jak postupuje příprava dokumentů, a nemusí se nás doptávat. Také mohu lépe nastavovat distribuci úkolů v týmu, protože mám přehled, jak je kdo vytížený,“ popisuje své zkušenosti Silvie Kaderka, People Business Partner v Bonami.
Mějte přehled o stavu úkolů i rozpočtu.
Nejen v začátcích je pro e-shopy typické, že neřeší všechno in-house, tedy nemají na všechny úkony svoje zaměstnance. Najímají si externí specialisty například na grafiku, SEO, účetnictví, popisky atd. Často to jsou lidé, kteří mají více zakázek, pracují na dálku a v různé časy, takže brzy zjistíte, že klasická komunikace přes e-mail nebo telefon úplně nefunguje. Šikovný komunikační nástroj proto přijde vhod. Všechny informace budou na jednom místě, bude jasné, kdo je za úkol zodpovědný a do kdy má být hotový.
U externistů s hodinovou sazbou navíc využijete funkci měření času. Uvidíte, kolik času kdo na úkolu strávil. Takže poté snadno vyhodnotíte, zda se investice vyplatila. Pro samotného externistu přináší timetracking také jedině výhody. Na pár kliknutí totiž na jeho základě vygeneruje fakturu.
Šablony využijete kromě výše zmíněného onboardingu i u dalších opakujících se procesů. Třeba u pravidelných marketingových kampaní. (Proč plánovat nasazení vánočního proma každý rok znovu od začátku?)
Nebo právě u těch proklínaných reklamací a vratek. Když budou zaměstnanci ve skladu postupovat podle checklistu, sníží riziko chyby na minimum. Nebojte se, že vaši zaměstnanci nebudou práci s nástrojem zvládat. Alespoň minimální počítačová gramotnost je dnes samozřejmostí a ovládání projektového nástroje není o nic těžší než třeba užívání Facebooku.
„Správná evidence umožňuje analýzu příčin vracení zboží. Díky tomu e-shop zlepší kvalitu, minimalizuje vratky, a tím sníží budoucí náklady s procesem spojené“, vysvětluje konzultant v oblasti e-commerce a zakladatel Freela Jan Kulda.
Dobře nastavené procesy přináší úsporu i klidnější mysl.
Nešvarem majitelů menších e-shopů je, že si veškerou agendu řídí v hlavě. Pak bojují s přepracovaností a zjišťují, že úkoly nedokážou delegovat. A ocitnou se v začarovaném kruhu.
Jakmile si povedete úkoly v projektovém nástroji, bude předání úkolu otázka pár minut, takže přestanete být totálně nezastupitelní. Ušetřený čas věnujete třeba strategickému rozvoji e-shopu nebo svému vzdělávání.
Když se zákazník zeptá na aktuální cenu a dostupnost zboží, očekává rychlou a správnou odpověď. Pokud zákaznická podpora musí dolovat odpovědi z lidí napříč týmy, vzniká prodleva a roste riziko špatné odpovědi. Navíc se kupí frustrace zaměstnanců, což má negativní dopad na jejich přístup k zákazníkovi.
Efektivní interní komunikace se promítne do lepšího klientského servisu, který je základním kamenem úspěchu jakéhokoliv e-shopu. Zásadně totiž ovlivňuje loajalitu zákazníků a důvěryhodnost e-shopu.
Sečteno a podtrženo, nástroj na projektové řízení a týmovou komunikaci je nepostradatelným pomocníkem pro růst a úspěch e-shopů. Neváhejte a vyzkoušejte ho. Získáte kontrolu, organizaci a prostor pro růst. A teď už hurá do práce!
Shoptet a Freelo pro vás na toto téma připravili i webinář – Jak se nezbláznit z milionu úkolů. Na konkrétním případu e-shopu nanoSPACE, který během pandemie vyrostl o 666 %, prakticky ukázali, jak se s náhlým náporem práce vyrovnat a zvládnout ho i s malým týmem. Podívejte se na záznam webináře.
Moc pěkný článek! Hlavně u práce v IT je ta automatizace nezbytná.