Zasílání dokumentů emailem

Připravili jsme pro vás dlouho očekávanou novinku – možnost zasílat doklady (objednávky, daňové doklady, zálohové faktury, dobropisy a dodací listy) přímo z administrace jako přílohu informačních emailů.

Protože jsme trošku předělali rozmístění sekcí v nastavení, které se emailů týkalo, pojďme to vzít hezky pěkně po pořádku, jak je to vlastně s těmi e-maily v administraci našich e-shopů.

Emaily v e-shopu

Jak jistě víte, ve své administraci, v sekci „Nastavení / Emaily“ najdete tři podsekce pro nastavení:

  1. Emailové schránky
  2. Automatické zasílání
  3. Informační emaily

Emailové schránky

Zde si vytváříte nové schránky k Vaší doméně, tedy tocojepřed@názevvašídomény.cz

Automatické zasílání – systémové akce

V této sekci najdete vypsané všechny systémové akce, které se mohou na vašem e-shopu odehrát. Jde například o objednávku, registraci zákazníka, dotaz ke zboží, příspěvek k diskusi apod.

O všech těchto akcích je informován buď zákazník, nebo správce e-shopu, případně oba dva, či další adresáti. Příjemce dané šablony můžete libovolně přidávat, stejně jako editovat šablonu. A to přímo vždy v detailu dané systémové akce.

Tip: Pokud chcete zasílat v těchto automatických e-mailech nějaké dokumenty, stačí je přidat do dané šablony. Hodí se to například pro zasílání katalogů, Obchodních podmínek či formuláře pro vyřízení reklamace do emailu s potvrzením objednávky apod.

Automatické zasílání – Stavy objednávek

Dále také systém zasílá automatické e-maily v návaznosti na Stav objednávky

Založte si nezávazně vlastní testovací e-shop na Shoptetu

Nevyplňujte toto pole:

Znamená to tedy, že pokud v detailu objednávky změníte stav dané objednávky, automaticky se zákazníkovi zasílá informace o tom, že stav byl změněný (například na „vyřizuje se“). V ten moment dostane zákazník tuto zprávu v e-mailu, který můžete editovat právě v této sekci, konkrétně v detailu každé ze stavů objednávek, jak vidíte na obrázku výše.Můžete také samotné stavy objednávek editovat či přidávat nové (v sekci Nastavení / Objednávky / Stavy objednávek).

Automatické zasílání – Šablony emailů

Poslední záložkou v sekci Automatické zasílání je záložka označená jako Šablony emailů.

Zde již spravujete samostatné segmenty e-mailů, které jsou použity v jednotlivých šablonách, o kterých jsme se bavili v předchozích odstavcích.
Vše výše popsané už ale znáte, jen bylo vhodné si to připomenout. Pojďme však k avizované novince!

Informační emaily

Jak už samotná hláška v administraci napovídá, zde vytváříte, spravujete a editujete právě ty e-maily, ve kterých zasíláte již konkrétní přílohu konkrétnímu zákazníkovi.

Stačí si tedy v této sekci Informační emaily v detailu konkrétní šablony zvolit, ze které sekce administrace jej bude možné odeslat. Zároveň také nastavíte, zda je možné přílohou tohoto emailu poslat i příslušný dokument.

Takto nastavený informační email, jak ukazuje obrázek výše, vám tedy dovolí:

A ještě doplnění na závěr – abychom vám práci v administraci zpřehlednili, nyní se vám při volbě „odeslat email“ v detailu objednávky, faktury i ostatních dokladů ukazuje pouze ta konkrétní šablona, kterou máte pro danou sekci administrace zvolenou. Takže pokud nevidíte tlačítko „odeslat email“, pravděpodobně nemáte v informačních emailech zaškrtnuto, pro kterou sekci a pro který doklad daná šablona platí. Stačí se tedy vrátit do Nastavení / Emaily / Informační emaily a v detailu šablony toto správně nastavit.

Na co se můžete těšit dále?

Tak třeba na nové klientské centrum vašich registrovaných zákazníků.

Facebook
Twitter

Navigace pro příspěvek

Napište komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vložením zprávy souhlasíte s podmínkami ochrany osobních údajů