Zasílání dokumentů emailem

Připravili jsme pro vás dlouho očekávanou novinku – možnost zasílat doklady (objednávky, daňové doklady, zálohové faktury, dobropisy a dodací listy) přímo z administrace jako přílohu informačních emailů.

Protože jsme trošku předělali rozmístění sekcí v nastavení, které se emailů týkalo, pojďme to vzít hezky pěkně po pořádku, jak je to vlastně s těmi e-maily v administraci našich e-shopů.

Emaily v e-shopu

Jak jistě víte, ve své administraci, v sekci „Nastavení / Emaily“ najdete tři podsekce pro nastavení:

  1. Emailové schránky
  2. Automatické zasílání
  3. Informační emaily

Emailové schránky

Zde si vytváříte nové schránky k Vaší doméně, tedy tocojepřed@názevvašídomény.cz

Automatické zasílání – systémové akce

V této sekci najdete vypsané všechny systémové akce, které se mohou na vašem e-shopu odehrát. Jde například o objednávku, registraci zákazníka, dotaz ke zboží, příspěvek k diskusi apod.

O všech těchto akcích je informován buď zákazník, nebo správce e-shopu, případně oba dva, či další adresáti. Příjemce dané šablony můžete libovolně přidávat, stejně jako editovat šablonu. A to přímo vždy v detailu dané systémové akce.

Tip: Pokud chcete zasílat v těchto automatických e-mailech nějaké dokumenty, stačí je přidat do dané šablony. Hodí se to například pro zasílání katalogů, Obchodních podmínek či formuláře pro vyřízení reklamace do emailu s potvrzením objednávky apod.

Automatické zasílání – Stavy objednávek

Dále také systém zasílá automatické e-maily v návaznosti na Stav objednávky

Založte si nezávazně vlastní testovací e-shop na Shoptetu

Nevyplňujte toto pole:

Znamená to tedy, že pokud v detailu objednávky změníte stav dané objednávky, automaticky se zákazníkovi zasílá informace o tom, že stav byl změněný (například na „vyřizuje se“). V ten moment dostane zákazník tuto zprávu v e-mailu, který můžete editovat právě v této sekci, konkrétně v detailu každé ze stavů objednávek, jak vidíte na obrázku výše.Můžete také samotné stavy objednávek editovat či přidávat nové (v sekci Nastavení / Objednávky / Stavy objednávek).

Automatické zasílání – Šablony emailů

Poslední záložkou v sekci Automatické zasílání je záložka označená jako Šablony emailů.

Zde již spravujete samostatné segmenty e-mailů, které jsou použity v jednotlivých šablonách, o kterých jsme se bavili v předchozích odstavcích.
Vše výše popsané už ale znáte, jen bylo vhodné si to připomenout. Pojďme však k avizované novince!

Informační emaily

Jak už samotná hláška v administraci napovídá, zde vytváříte, spravujete a editujete právě ty e-maily, ve kterých zasíláte již konkrétní přílohu konkrétnímu zákazníkovi.

Stačí si tedy v této sekci Informační emaily v detailu konkrétní šablony zvolit, ze které sekce administrace jej bude možné odeslat. Zároveň také nastavíte, zda je možné přílohou tohoto emailu poslat i příslušný dokument.

Takto nastavený informační email, jak ukazuje obrázek výše, vám tedy dovolí:

A ještě doplnění na závěr – abychom vám práci v administraci zpřehlednili, nyní se vám při volbě „odeslat email“ v detailu objednávky, faktury i ostatních dokladů ukazuje pouze ta konkrétní šablona, kterou máte pro danou sekci administrace zvolenou. Takže pokud nevidíte tlačítko „odeslat email“, pravděpodobně nemáte v informačních emailech zaškrtnuto, pro kterou sekci a pro který doklad daná šablona platí. Stačí se tedy vrátit do Nastavení / Emaily / Informační emaily a v detailu šablony toto správně nastavit.

Na co se můžete těšit dále?

Tak třeba na nové klientské centrum vašich registrovaných zákazníků.

Související články:

Facebook
Twitter

Navigace pro příspěvek

Napište komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Vložením zprávy souhlasíte s podmínkami ochrany osobních údajů