Jak účetně evidovat dobírky a mít přehled o penězích u dopravců

Dobírka může zákazníkům usnadnit nákup, e-shopu ale mnohdy komplikuje kontrolu plateb a cashflow. Jak průběžně sledovat peníze, které mají vašemu e-shopu vyplatit jednotliví dopravci, a jak odhalit chybějící nebo nesprávně spárované platby?

Článek připravil Shoptet partner TPA Group a je součástí e-booku Účetnictví pro e-shopy. E-book se věnuje také účtování online plateb, vratkám a dalším situacím, které mohou ovlivnit finanční přehled e-shopu. Obsahuje informace i pro pokročilé e-shopy, které řeší automatizaci účetnictví.

Stáhněte si e-book o účetnictví zdarma

V roce 2022 uvedlo dobírku jako svůj nejčastější způsob platby 16,8 % dotázaných, v roce 2025 to pak bylo 13,2 %. Čísla zahrnují platbu hotově i kartou při převzetí (zdroj: APEK). Přestože je to tedy mírný pokles, zůstává dobírka pro část zákazníků důležitou možností, jak za zboží zaplatit – zejména na některých trzích a v určitých segmentech. Pro e-shop to znamená další vrstvu provozní i účetní komplexity. Jak dobírky řešit v účetnictví?

Zdroj: APEK

Získejte průběžný přehled o nevyplacených dobírkách

U větších e-shopů mohou být v dobírkách v jeden okamžik vázány i statisíce korun. Bez systematické evidence je velmi obtížné poznat:

• které zásilky již byly vyplaceny,
• zda byla vyplacena správná částka,
• kolik peněz je aktuálně u jednotlivých dopravců „na cestě“.

V praxi se navíc občas stává, že se vyplacení zdrží – například vlivem technické chyby nebo párovací nesrovnalosti. V sezoně to může zásadně ovlivnit cashflow a prostředky dostupné na marketing, zásoby nebo sezonní mzdy.

U rostoucího e-shopu proto přestává být ruční kontrola výpisů dlouhodobě udržitelná. Důležitá je správná struktura účetnictví.

„S rostoucím počtem objednávek už ruční kontrola dobírek přestává fungovat. E-shopy, které mají automatizované párování plateb a přehled o nevyplacených dobírkách, získávají podle našich zkušeností lepší kontrolu nad financemi i provozem,“ komentuje Jan Šrubař z TPA Group.

Doporučujeme proto vytvořit v účetnictví samostatný virtuální bankovní účet pro každého dopravce, případně i zemi prodeje. Účetnictví se tak stane evidencí pohledávek za dopravci.

Jak na to? Nejde o další skutečný bankovní účet. Jedná se o samostatný účet vedený uvnitř účetního systému, na kterém e-shop eviduje očekávané a přijaté platby od konkrétního dopravce. Jeho zůstatek tak ukazuje, kolik peněz má dopravce e-shopu ještě vyplatit.

Co si u dobírek nastavit

• Evidujte očekávanou dobírku už při odeslání zásilky.
• Pro každého dopravce, případně také zemi, používejte samostatný účet v účetnictví.
• Pravidelně párujte očekávané částky s výpisy dopravců.
• Sledujte zůstatky, které ukazují nevyplacené nebo chybně spárované dobírky.
• U většího počtu zásilek přenos a párování automatizujte.

Z účetní praxe: modelový příklad, jak dobírky evidovat v ABRA Flexi

V TPA doporučujeme klientům, kteří využívají účetní systém ABRA Flexi, nastavit automatizovaný proces následovně:

1. E-shop odesílá do účetnictví informace o očekávaných dobírkách
   → vzniká pohledávka za dopravcem.
2. Dopravce zasílá dobírkové výpisy na vyhrazenou e-mailovou adresu
   → dokument je automaticky vytěžen a předán do účetního systému.
3. Data jsou zaúčtována na virtuální účet konkrétního dopravce
   → dochází ke spárování očekávané a vyplacené částky.

Výsledkem není jen zaúčtování vyplacených dobírek, ale také průběžná kontrola závazku dopravce vůči e-shopu.

Z účetnictví udělejte kontrolní nástroj cashflow

Správně nastavené účetnictví přináší e-shopu:

• průběžný přehled o tom, kolik peněz drží jednotliví dopravci,
• odhalování chybně vyplacených dobírek,
• identifikaci zadržených dobírek,
• výrazné omezení ručních kontrol výpisů.

E-shop tak získá lepší kontrolu nad prostředky, které zatím nejsou na jeho bankovním účtu, ale přesto patří firmě.

Ve středních a větších e-shopech vznikají stovky až tisíce účetních dokladů měsíčně. Účetnictví proto nelze vést stejným způsobem jako u běžné firmy, kde účetní pracuje s jednotlivými fakturami. A je čas automatizovat toky účetních dokladů (dat), o čemž pojednáváme právě v e-booku, který si můžete stáhnout zdarma. Zajímá vás více? Po vyplnění krátkého dotazníku vám rádi ukážeme, jak může automatizace účetnictví vypadat právě u vašeho e-shopu.

Jan Šrubař

Pomáhám e-shopům automatizovat a digitalizovat účetnictví. V týmu TPA eCommerce vytváříme systémy, které propojují Shoptet, platební brány, banky, dopravce a další platformy přímo s účetním softwarem, aby všechna data proudila automaticky, bez chyb a přímo k našim účetním. Díky tomu mají e-shopaři k dispozici propracovaný účetní reporting v reálném čase, který slouží jako podklad pro strategická rozhodnutí.

Pomáhám e-shopům automatizovat a digitalizovat účetnictví. V týmu TPA eCommerce vytváříme systémy, které propojují Shoptet, platební brány, banky, dopravce a další platformy přímo s účetním softwarem, aby všechna data proudila automaticky, bez chyb a přímo k našim účetním. Díky tomu mají e-shopaři k dispozici propracovaný účetní reporting v reálném čase, který slouží jako podklad pro strategická rozhodnutí.

Navigace pro příspěvek