Ruční expedice může u několika objednávek denně fungovat bez větších problémů. Jakmile ale objednávek přibývá, roste s nimi i množství přepisování, kontroly a přepínání mezi systémy. S e-shopem na Shoptetu můžete tyto opakující se úkony jednoduše přesunout přímo do administrace a automatizovat díky Shoptet Balíkům.
Když v e-shopu nepoužíváte žádné automatizace, může odbavení jedné objednávky vypadat třeba následovně: Přijde objednávka. Otevřete systém vybraného přepravce, přepíšete nebo importujete údaje o zákazníkovi, doplníte dobírku a vytvoříte zásilku. Potom stáhnete štítek, vrátíte se do administrace e-shopu, upravíte stav objednávky a odešlete zákazníkovi informace o doručení.
U jedné zásilky jde o několik drobných úkonů. Při desítkách objednávek ale stále dokola opakujete stejnou práci. Zároveň vzniká více příležitostí k chybám – od překlepu v adrese přes nesprávnou částku dobírky až po zapomenutý e-mail zákazníkovi.
Logistika není jen provozní záležitost, která začíná po přijetí objednávky. V globálním průzkumu DHL označilo 96 % e-commerce firem svou logistickou nabídku za klíčovou pro získávání objednávek. O to důležitější je nastavit expedici tak, aby s rostoucím počtem zásilek nepřibývala stejným tempem také ruční administrativa.
Rozdíl mezi ruční a automatizovanou expedicí proto není jen v rychlejším tisku štítku. Automatizace omezuje přepisování údajů a propojuje jednotlivé kroky, které by jinak bylo nutné provádět samostatně.
V tomto článku se podíváme se na celý proces expedice přes Shoptet Balíky: od přijetí objednávky v administraci až po její předání dopravci.
Shoptet Balíky propojují administraci e-shopu s přepravci. Z jednoho místa můžete vytvářet zásilky, tisknout přepravní štítky, sledovat jejich stavy a pracovat s přehledem o expedici. Nemusíte proto exportovat objednávky a následně je nahrávat do několika různých aplikací. Služba je bez samostatného poplatku, platíte pouze za využité přepravní služby. Vybrat si můžete ze dvou variant:
Funkce pro samotnou expedici jsou v obou variantách obdobné a dopravce z Komplet a Napojení lze kombinovat.
Největší rozdíl je v počtu kroků, které musí člověk provést ručně.
| Krok expedice | Při ručním zpracování | Se Shoptet Balíky |
| Údaje o příjemci | Kopírujete je do systému přepravce nebo je přenášíte pomocí exportu | Přebírají se z objednávky |
| Vytvoření zásilky | Zakládáte ji v externím systému | Vytvoříte ji přímo u objednávky, případně automaticky |
| Práce s více přepravci | Přepínáte mezi jejich administracemi | Přepravce spravujete z jednoho prostředí |
| Tisk štítku | Stahujete jej ze systému přepravce | Tisknete jej z objednávky nebo hromadně |
| Číslo zásilky | Přenášíte jej zpět do e-shopu | Po vytvoření zásilky se uloží do administrace |
| Sledování doručení | Kontrolujete tracking u jednotlivých přepravců | Stav zásilky vidíte přímo u objednávky |
| Změna stavu objednávky | Provádíte ji ručně | Lze ji navázat na stav zásilky |
| Informování zákazníka | Odesíláte e-mail nebo měníte stav objednávky ručně | E-mail lze odeslat automaticky podle nastavení |
| Více objednávek | Zpracováváte je postupně | Zásilky a štítky lze zpracovávat hromadně |
Při ruční expedici tak člověk funguje jako spojka mezi e-shopem a systémy přepravců. V automatizovaném procesu jsou data i jednotlivé kroky propojené a pracovník se soustředí především na kontrolu, balení a fyzické předání zásilky.
Shoptet Balíky lze využít pro e-shopy, které expedují z České republiky, Slovenska nebo Maďarska. Nabídka přepravců a služeb se může lišit podle země odeslání, cílové země i maximální hmotnosti zásilky.
Při výběru sledujte především to, zda přepravce nabízí:
Není nutné používat stejného přepravce pro všechny situace. Jednoho můžete využít pro doručení na adresu, dalšího pro boxy a jiného pro zahraniční objednávky. Díky kombinaci Komplet a Napojení přitom všechny spravujete v jednom systému.
Seznam podporovaných přepravců a přepravních služeb se průběžně mění a rozšiřuje. Aktuální nabídku proto vždy ověřte v administraci e-shopu v části Shoptet Balíky → Přepravci.
Podrobné nastavení cen dopravy, viditelnosti v košíku, zemí nebo hmotnostních limitů najdete ve Shoptet Univerzitě a nápovědě. Pro samotný přechod na automatizovanou expedici jsou důležité především následující čtyři kroky.
Automatizace dokáže pracovat jen s údaji, které má k dispozici. Před spuštěním proto zkontrolujte zejména:
Při ručním zpracování může pracovník chybějící údaj doplnit až v systému dopravce. Při automatizaci by ale neúplná data mohla zabránit vytvoření zásilky. Shoptet proto zásilku před odesláním přepravci kontroluje a při chybě upozorní, co je potřeba doplnit.
V administraci vyberete přepravce, rozhodnete se mezi variantou Komplet a Napojení a aktivujete konkrétní přepravní služby.
Následně nastavíte způsob dopravy, který zákazníci uvidí v košíku – především jeho název, cenu, viditelnost a případná omezení. Detailní konfiguraci není potřeba řešit metodou pokus–omyl. Stačí postupovat podle návodu k aktivaci a obecného článku o nastavení dopravy.
Než automatizaci zapojíte do běžného provozu, projděte celý proces na testovací objednávce:
Testovací zásilku a štítek si můžete připravit už ve zkušební verzi e-shopu. Pro odesílání skutečných zásilek je potřeba dokončit aktivaci a nastavení přepravních služeb.
Krok 1:
Krok 2:
Krok 3:
Krok 4:
Nemusíte hned měnit celý expediční proces. Začněte jedním nejčastěji používaným přepravcem a nejprve si ověřte základní postup. Jakmile vše funguje, můžete přidat:
Tento postup pomáhá oddělit chybu v nastavení od problému u konkrétního dopravce a snižuje riziko, že změna naruší expedici všech objednávek najednou.
Při ručním procesu otevřete objednávku v e-shopu, poté systém dopravce, přenesete údaje, vytvoříte zásilku a vrátíte se zpět do e-shopu.
Se Shoptet Balíky otevřete objednávku a vytvoříte k ní zásilku přímo v administraci. Po přijetí požadavku přepravcem se k zásilce uloží její číslo a můžete vytisknout štítek. Zásilku následně zabalíte a předáte dopravci.
Čím více objednávek expedujete, tím je rozdíl výraznější. V přehledu zásilek můžete objednávky filtrovat podle přepravce, služby, stavu nebo data vytvoření a štítky vytisknout hromadně. Nemusíte tedy každou zásilku otevírat a zpracovávat zvlášť.
U jedné objednávky automatizace šetří několik kliknutí. U desítek objednávek odstraňuje celý opakující se pracovní postup.
Největší přínos Shoptet Balíků přichází ve chvíli, kdy automatizujete také kroky, které následují po vytvoření objednávky.
Podle nastavení se může automaticky:
Automatické vytvoření zásilky tak může nahradit první ruční krok. Navázaná změna stavu a e-mail zákazníkovi zase omezí práci, která by jinak následovala po vytištění štítku.
Nastavení automatických stavů ale vždy otestujte. Jednotliví přepravci mohou informace o průběhu doručení předávat rozdílně. Automatizujte proto pouze ty změny, které odpovídají vašemu reálnému pracovnímu postupu.
Přesná úspora závisí na původním způsobu práce, počtu objednávek, množství přepravců i nastavení skladu. Nejlepší srovnání proto získáte měřením vlastního provozu:
Denní úspora času = čas ručního zpracování jedné zásilky minus čas automatizovaného zpracování × počet zásilek denně.
Zkušenost e-shopu Daillo ukazuje rozdíl mezi ruční a propojenou expedicí velmi konkrétně. Dříve tým pracoval přímo v systémech přepravců a objednávky exportoval a importoval pomocí CSV souborů, což znamenalo další úkony i časté řešení problémů ve skladu. Po zapojení Shoptet Balíků stačí skladníkovi otevřít objednávku a vytisknout štítek. Podle jeho odhadu se tím čas věnovaný obsluze zásilek snížil přibližně o 80 až 90 %.
„Dřív bylo potřeba udělat desítky úkonů, dnes jen dva.“
Petr Novák, majitel e-shopu Daillo
U menšího provozu může být stejně důležitý přehled. DARK store oceňuje, že nemusí stahovat štítky ani přecházet do systému přepravce. V administraci zároveň vidí, které zásilky už odešly, které se vracejí a které se při doručování zdržely. Automatizace tak usnadňuje předávání práce a pomáhá hlídat, aby žádný balík nezůstal bez povšimnutí mezi několika systémy.
Automatizace omezuje ruční chyby, sama ale potřebuje správné vstupy a nastavení. Nejčastější problémy vznikají kvůli:
Před spuštěním proto vždy vytvořte testovací objednávku a projděte ji od košíku až po štítek a zákaznickou komunikaci. Ruční kontrola při zavádění automatizace zabere několik minut, ale může předejít chybám u desítek skutečných objednávek.
Při ruční expedici pracovník přenáší data mezi e-shopem a přepravci, vytváří štítky, kontroluje tracking a informuje zákazníky. Shoptet Balíky přesouvají tyto kroky do jednoho prostředí a umožňují část z nich automatizovat.
Výsledkem je méně přepisování, nižší riziko chyb, rychlejší zpracování většího množství objednávek a lepší přehled o tom, co se se zásilkami právě děje.
Nemusíte přitom automatizovat všechno najednou. Začněte jedním přepravcem a jednou testovací objednávkou. Jakmile proces ověříte, můžete postupně přidat hromadný tisk, automatické vytváření zásilek, změny stavů i komunikaci se zákazníkem.
Vyzkoušejte Shoptet Balíky na testovací objednávce a porovnejte si nový postup s tím, jak expedujete dnes. Uvidíte, kolik ručních kroků můžete díky automatizaci vynechat, kolik času si ušetříte při každodenním zpracování objednávek a jak snadno si můžete celý proces zjednodušit.
Napsat komentář