I když jsem tento článek dal do sekce pro začátečníky, možná bych kvůli tomu měl založit něco jako „pro nenapravitelné naprosté začátečníky“. Vždy mě doslova „dostane“, když někomu pošlete libovolný dokument klasicky v emailové příloze a on zareaguje se slovy: „Můj program tohle neumí otevřít.“ Asi bych to pochopil, kdyby tu byly nové soubory vytvářené buď v OpenOffice nebo MS Office 2007 a 2010 pár měsíců, nicméně konkrétně OpenOffice jsou zaběhlé už několik let, což znamená, že je pochopitelně velký počet lidí (především menší firmy, pokud nechtějí platit za licenci na MS) využívá a propadat zoufalství, když dostanu dokument s příponou například .ODT, to už mě dnes opravdu zaráží. I když to tak někomu možná bude připadat zbytečné, vzhledem k tomu, že se s tím v praxi opravdu poměrně často setkávám, musím sem tento článek dát.
Na úvod tedy začnu tím, co vlastně máme dnes k dispozici. V první řadě je to „stařík“ .DOC, kterému šlape na paty .DOCx používány v MS Office 2007 a 2010, ale také z OpenOffice .ODT, .ODS, .ODP, případně .PPTX a .XLSX. Toto jsou tedy „strůjci“ veškerých problémů a jak řešit jejich vzájemnou kompatibilitu, respektive jak všechny otvírat a upravovat?
První rada je hned nasnadě, i když každý jí pravděpodobně nebude chtít využít, ale pro úplnost. Jednoduše si kupte nejnovější MS Office (respektive verzi 2007 nebo 2010), protože ty už umějí otevírat i konkurenční OpenOffice soubory. Samozřejmě je tu problém placené licence, ale především ve firmách je tu možnost pro některé zaměstnavatele získat MS Office zdarma – některé informace o tom jsou zde. Další variantou je Compatibility Pack, protože podle oficiálních informací Microsoftu, jakmile získal Open XML mezinárodní standard, byla vydána jakási aktualizace, která umožní i ve starších verzích úspěšné otevírat a editovat tyto pro někoho problematické soubory – zda to opravdu tak je, nevím, protože používám nejnovější verze, ale je to oficiální informace. Jakási „nouzovka“ je klasický WordPad ve Windows 7, který sice neumí většinu z nich editovat, ale dokáže vám je otevřít pro přečtení. Pokud se tu ale bavíme o počítači, který denně používáte a nepotřebujete jen momentálně něco otevřít, je lepší volit jiné řešení.
Alternativou, pokud nechcete nic instalovat, jsou online prohlížeče dokumentů. Nabízí se klasický Google Docs, který umí dokumenty nejen otevírat, ale i editovat. Pokud potřebujete pouze nějaký soubor převést (změnit přílohu), je tu možnost využít některé online převodníky; velmi populární je například Zamzar.
Výše zmíněné rady berte s lehkou nadsázkou v případě, že patříte k těm pokročilejším uživatelům a používáte buď poslední verze MS Office, nebo OpenOffice. Ty už totiž jsou navzájem kompatibilní a umějí zacházet se soubory toho druhého. Microsoft to měl tak nějak nakázáno Evropskou komisí, u OpenOffice je to logický krok, bez kterého by pravděpodobně na trhu moc neuspěli. Pouze upozorním na to, abyste si vždy dali při instalaci pozor, jaké soubory budou programy otevírat. Hlavně OpenOffice má tendenci se při instalaci nastavit jako výchozí program naprosto pro všechno, co v počítači najde, což samozřejmě bude působit nemalé problémy.
Ještě jednou zdůrazňuji, určitě si tento článek budou číst uživatelé, kteří si budou „klepat na čelo“ s tím, jak o tomhle může vůbec někdo psát, když je to naprosto jasné – opravdu by se to dalo shrnout do jedné věty: „Nainstalujte si poslední verze,“ nicméně většina uživatelů v internetovém prostředí jsou laici, kteří navíc nemají rádi změny, a i když to může být paradox, stává se opravdu často, že bez toho, abyste někomu poslali klasický soubor s příponou .doc, se dnes stále „nedomluvíte“.
Zdroj: Technet
V reakci na první odstavec: posílat soubory v *office formátu si můžeme dovolit když takový soubor posíláme někomu koho známe. Když takový soubor pošleme kolegovi, příbuznému … je to v pořádku. Ale posílat takový soubor v rámci oficiální komunikace? To je podle mě známkou naprosté neprofesionality. (A nejen podle mě. V rámci předmětu profesionální komunikace /či obdobného, dnes je tenhle předmět snad ve všech oborech/ je tento názor šířen i na vysokých školách) Výjimkou snad může být jedině sešit v excelu a databázové soubory ale jinak bychom se měli striktně držet formátu PDF. Ten byl pro tyto účely stvořen.
Pokud někomu pošlete v oficiální korespondenci soubor v *office formátu, mohl by vás považovat za burana (a asi právem). Je to jako poslat smlouvu vytištěnou na čtverečkovaném papíru – prostě nevhodný nosič.
A pokud s PDF formátem neumíte pracovat, naučte se to. To je dovednost která patří k základnímu počítačovému vzdělání. Jistě, můžete poslat soubor .docx ale není to profesionální.
Souhlasim, ale těch neprofesionálů je v tomhle směru z mé zkušenosti stále ještě strašně moc…
No, já holt profesionál nejsem. Dokumentem v pdf mě nikdo nepotěší. Nemám rád tento způsob, jak z několikakilobajtového editovatelného souboru udělat několikamegovou obludu ze které někdy nedostanete bez potíží ani kopii textu.
Co se dalšího týče, nemělo by být pro takzvané profesionály těžké pochopit, že ty několik let ‚nové‘ formáty dokumentů prostě nejsou obecně akceptované. Nejsou, to je prostě fakt. Žádný z nich se neujal jako akceptovaný standart a pokud jste opravdu profesionál, dokážete s tím počítat.
PDF není několik let nový formát, je to nejzaběhlejší formát na výměnu dokumentů na trhu. Byl pro to speciálně navržen a je celosvětově uznávaný, narozdíl od office dokumentů.
Kopii textu z PDFka dostanete bez potíží, pokud vám tedy někdo v PDF nepošle oskenovaný dokument. A i s tím si umí OCR poradit. Pokud vám někdo pošle scan dokumentu, tak s tím budete mít stejné problémy ať v PDF, docu, jpg nebo v čemkoli jiném.
A ohledně velikosti výsledných souborů s vámi bohužel také nemohu souhlasit. Ano, PDFka jsou větší než obyčejný texťák ale to všechny formáty. Velikost se zas tolik neliší od zmiňovano docx ale v PDF máte obrovské množství užitečných metadat, která jinde chybí. Navíc máte možnost sám si při vytváření nastavit úroveň komprese. Pokud ukládáte ve 100% kvalitě, pak samozřejmě dostanete obrovský soubor, ale proč byste to dělal.
A vdnešní době, když se podíváte na to, že 2TB disk seženete za necelé dva tisíce, desktopy mají zcela běžně 4GB RAM a připojení k internetu 10/10 vás vyjde na pár stovek, to že dostanete několikamegový soubor není naprosto žádný problém.
Poslat dokument v pdf je totéž jako poslat ve formátu jpg. Důvod je ten, že program acrobat který umožňuje ÚPLNÉ úpravy je neskutečně drahý. Ostatní dostupné programy jsou jen prohlížeče. Nebo-li pdf formát je dobrý k zamezení úprav, ale pro běžnou firemní práci není použitelný.
Adbe Acrobat stojí v současné době 8,500Kč a ano, je to profesionální nástroj který stojí víc než plná verze office.
Na druhou stranu, jeho cena je určena jeho kvalitou. Photoshop je ještě dražší. A také by grafik druhému grafikovi neposlal .xcf ale pouze a jedině .psd. Protože je to profesionální formát.
Samozřejmě musíte také rozlišovat, proč vám dotyčný dokument posílá. Pokud vám posílá knihu ke korekci, taky bych asi nebyl nadšený z PDF protože každý jeho překlep bych opravoval třicet vteřin. Ale jak často vám někdo posílá dokumenty k opravě? Pokud pracujete v oboru, ve kterém denně otevíráte cizí soubory a zasahujete do nich, je jasné, že se budete ohlížet po něčem, co toho umí méně ale rychleji. Většina lidí si však vyměňuje dokumenty proto, aby tomu druhému něco sdělili. Průměrný člověk jen málokdy posílá dokument s tím, že chce aby mu do něj příjemce zasahoval.
Ale nejde jen o zamezení práv. Vyplňoval jste sčítací list na internetu? Umíte si představit, že by ho CSU poslal místo v PDF v docx? Nebo že si v docx čtete knihu z počítače? PDF je standardní formát na výměnu dokumentů. To je celé. Není určen k tomu, abyste v něm posílal někomu dokumenty k opravě nebo k editaci. Je to formát, ve kterém dokument jednoduše otevřete odkudkoli, přečtet, vytisknete, zkontrolujete autora, datum vydání a cokoli dalšího vás zajímá, pohybujete se v něm jednoduše pomocí obsahu a pak ho jednoduše zaarchivujete nebo z něj uděláte PDF balíček.